Prima lezione di Access 2000
Creare una Tabella |
La tabella è l'elemento principale e indispensabile di un data base, i suoi record vengono utilizzati come base di inserimento dati da query, report, maschere.
Primo passo (Creiamo un database)
Apriamo access 2000, facciamo click su nuovo
database selezioniamo l'icona database e facciamo
click su ok scriviamo il nome del
nostro database e facciamo click su crea in
questo caso lo chiameremo database scuola.
Appare questa finestra:
E' possibile scegliere tre opzioni:
1- crea tabella in visualizzazione struttura
2- crea tabella mediante una creazione guidata
3- crea tabella mediante l'immissione di dati
La scelta più usata è la n.1 (crea tabella in visualizzazione struttura)
selezioniamola e clickiamo su nuovo per
aprire la finestra di disegna tabella.
La finestra che ci appare(visualizzata qui sopra) è divisa in due parti:
nella parte superiore possiamo inserire i nomi dei campi, il tipo di dati che il
campo deve contenere e una descrizione del campo (facoltativa).
Nella parte inferiore possiamo inserire le proprietà dei campi che vengono
assegnate in modo standard, ma è possibile modificarla se è necessario a
secondo delle nostre esigenze.
Il tipo do dato di un campo è molto importante perché stabilisce che tipo di valore inserire in un campo. Access stabilisce come tipo standard "TESTO" . Nella prossima immagine possiamo vedere che tipo di dati si può scegliere.
Criteri di assegnazione dei tipi di dati
Testo: Usiamo
questo tipo di dato in un campo (standard per access) quando dobbiamo inserire
qualsiasi tipo di lettera, simboli, spazi, numeri fino ad un massimo di 255
caratteri.
Memo: Usiamo questo
tipo di dato in un campo quando dobbiamo inserire dei testi lunghissimi
fino a 65535 caratteri (testi, note, descrizioni)
Numerico: Usiamo
questo tipo di dati in un campo quando dobbiamo inserire valori numerici
utilizzati solo per eseguire dei calcoli. (Attenzione numeri telefonici, codici
postali o qualsiasi altro numero utilizzato per calcoli non utilizza questo tipo
di dati.)
Data/ora: Usiamo
questo tipo di dati in un campo solo per eseguire calcoli su date e ore.
Valuta: Usiamo questo
tipo di dati in un campo quando dobbiamo inserire valori numerici con valuta in
lire o altro.
Contatore: Usiamo
questo tipo di dati in un campo quando dobbiamo inserire numeri progressivi a
partire da 1 a ogni record del database. E' access che assegna automaticamente
numeri progressivi e noi non possiamo modificarli una volta che access li ha
assegnati.
Si/No: Usiamo questo
tipo di dati in un campo quando dobbiamo fare la scelta tra due condizioni Si o
No (vero o falso).
Oggetto OLE: Usiamo
questo tipo di dati in un campo modulo quando dobbiamo inserire oggetti tipo
grafica, fogli elettronici, file sonori.
Collegamento ipertestuale: Usiamo
questo tipo di dati in un campo quando dobbiamo inserire un collegamento a
qualsiasi cosa come ad esempio un indirizzo internet.
Ricerca guidata: Usiamo questo tipo di dati
in un campo quando per ridurre il tasso di errore di inserimento dati possiamo
creare una lista di valori selezionati di un'altra tabella o una lista creata da
noi.
Possiamo ora impostare a seconda del tipo di dato che si è scelto le proprietà dei campi, (nella parte inferiore della finestra disegna tabella), molto importante perché maschere e report che creeremo successivamente utilizzeranno queste proprietà.
Impostazione delle proprietà
Dimensione campo: Solo per campo di tipo di testo consente un massimo di 255 caratteri, per campi di tipo numerico e contatore vedi tabella qui sotto:
Dimensione campo | Numero più grande | Cifre decimali |
Byte | da 0 a 255 | Nessuna. Dato arrotondato |
Intero | da -32768 a 32768 | Nessuna. Dato arrotondato |
Intero lungo | da
-2,147,483,648 a 2,147,483,647 |
Nessuna. Dato arrotondato |
Precisione singola | da -3,4x10 a 3.4x10 | Fino a 7 |
Precisione doppia | da -1.797x10 a 1.797x10 | Fino a 15 |
Id Replica | Identificatore
univoco globale |
Non disponibile |
Decimale | da 0 a 255 | Disponibile |
Formato: Stabilisce la modalità dei dati che
appaiono in Visualizzazione Foglio dati. Per campi di tipo numerico vedi tabella
qui sotto:
Formato | Descrizione |
Numero Generico | Formato Standard. Visualizza il numero come lo si digita. |
Valuta | Utilizza la valuta impostata da windows con punto separatore |
Euro | Utilizza la valuta euro |
Fisso | Il numero standard di cifre decimali è 2. Visualizza almeno una cifra e il numero viene arrotondato a secondo del numero di cifre decimali impostate. |
Standard | Usa il punto come separatore delle migliaia. Cifra decimale è 2 |
Percentuale | Moltiplica il numero inserito per 100. Cifra decimale è 2 |
Notazione scientifica | Rappresenta i numeri come multipli di potenze di 10 |
Per campi di tipo data/ora vedi tabella qui sotto:
Formato | Descrizione |
Data generica | Valore Standard. |
Data estesa | Esempio: lunedì 1 maggio 2000 |
Data breve | Esempio: 1-mag-00 |
Data in cifre | Esempio: 2/5/00 |
Ora estesa | Esempio: 06.25.00 |
Ora breve 12h | Esempio: 12.25 ora espressa su 12 ore |
Ora breve 24h | Esempio 19.45 ora espressa su 24 ore |
Posizioni decimali: Solo per campi Numerico e
Valuta, stabilisce un certo numero di cifre decimali.
Maschera di imput: Con questa proprietà è
possibile impostare l'aspetto che dovranno avere i nostri dati: es. Codice
fiscale, e-mail, ora, CAP, sigla della provincia, data.
Etichetta: Con questa proprietà e possibile
cambiare il nome (come alternativa) del campo che appare nella tabella su
maschere e report.
Valore predefinito: Imposta nel campo un valore
specifico predefinito.
Valido se: E
possibile impostare un valore massimo o minimo del dato in quel campo (es. non
può superare un determinato numero sia in eccesso o per difetto).
Messaggio di errore: E' possibile inserire un
piccolo testo che si vuole che appaia, nel caso che si violino le regole delle
proprietà precedenti "valido se".
Richiesto: Con questa proprietà è possibile
stabilire l'obbligatorietà di inserimento dati in un report.
Consenti lunghezza zero: Con
questa proprietà è possibile stabilire se scrivere nel report delle virgolette
(" ") nel caso che non ci siano dati da inserire.
Indicizzato: Se no:
non consente l'immissione di dati uguali per velocizzare la lettura dei dati di
un database.
Prima di chiudere la tabella possiamo impostare la chiave
primaria cosa non obbligatoria ma se vogliamo che il database lavori più
velocemente ed in maniera efficiente è meglio impostarla. I vantaggi dati
dalla chiave primaria sono diversi, primo quando si apre una tabella i
record sono ordinati automaticamente in base alla chiave primaria, secondo access
non consente l'inserimento di duplicati nei report poiché viene indicizzata
automaticamente.
Per creare una chiave primaria selezioniamo la riga del campo e clickiamo sul
pulsante raffigurante una piccola chiave nella barra degli strumenti.
Chiudiamo la tabella dandogli un nome (in questo caso "inserimento dati") ed apparirà nella finestra in questo modo:
N.B. In qualsiasi momento possiamo cambiare le proprietà, il
tipo di dato e il nome del campo della tabella.
Selezioniamo la tabella "inserimento dati" e clickiamo sul simbolo struttura
(vedi finestra sopra) apparirà la nostra tabella in modalità struttura che
andremo a modificare; mentre per inserire i dati selezioniamo sempre la nostra
tabella e clickiamo su apri
si aprirà la tabella
pronta per incominciare ad introdurre i nostri dati.
Questo documento è stato redatto personalmente
da Pierluigi Origgi (poriggi@origgi.com).
Non mi assumo responsabilità riguardo l'uso di questa
guida, in quanto non garantisco l'esattezza del contenuto nonostante tutto il
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